Proyecto de Modernización

Para los fines de la modernización propuesta se contrató una empresa consultora y se presentó el proyecto estatal de modernización para la obtención de fondos federales.

Se comenzó por un diagnóstico tanto tecnológico, como organizativo y jurídico.

Como en toda reforma integral, resultó necesario actualizar el software y el hardware, realizar un diagnóstico del personal, determinando niveles de experiencia, capacitación y necesidades a cubrir, así como identificar el estilo de dirección en la organización, efectuar una radiografía general del clima laboral y el nivel global de predisposición al cambio.

Algunos factores que se analizaron son la capacidad de trabajo en equipo, nivel de cooperación mutua, reconocimiento de los responsables entre su equipo, o la lealtad del equipo a la organización.

Respecto al diagnóstico jurídico, existía una legislación no sólo dispersa (coexistía la regulación en el Código Civil y en la Ley del Registro Público de la Propiedad de Tamaulipas del año 1927) sino también anticuada y no adaptada al modelo integral. Mediante el asesoramiento de un grupo internacional de expertos en materia registral se redactó la nueva ley del Registro Público de la Propiedad Inmueble y del Comercio.

El libre acceso al acervo, generaba un punto débil ante la falta de seguridad jurídica, por lo que la vigilancia se hacía indispensable, hasta que el proceso de cambio haya terminado.

Al proceder a la evaluación del personal se persiguió:

• Determinar el nivel de conocimientos jurídicos y organizacionales de todo el personal de Registro.

• Definir un plan de capacitación del personal de cada uno de los niveles de la Organización adaptado a sus necesidades.

Para ello se procedió a la realización de exámenes psicotécnicos y pruebas de conocimientos jurídicos y organizacionales en dos momentos distintos del Proyecto de Modernización.

Se determinaron los ámbitos de Conocimientos ideales para el Personal del RPP, fijando niveles de capacitación y desempeño.

Capacitación Jurídica: Proveniente de la licenciatura de Derecho, conocimientos de Derecho Civil, Mercantil, Derecho Registral, Derecho Notarial, legislación estatal y federal, etc.

Capacitación Organizacional: se incluyeron temas transversales al registro tales como Gestión documental, lenguaje registral y expresión escrita, liderazgo, comunicación y trabajo en equipo, así como otros temas que se consideraron pertinentes e importantes.

Capacitación Técnica: comprendió además del dominio de aplicaciones informáticas (Bases de datos y procesadores de textos), conocimientos informáticos sobre otra variedad de temas tales como sistemas operativos.

A los efectos de un aprendizaje más efectivo se desarrollaron distintos manuales para el estudio y posterior evaluación:

• Manual de Conocimientos Jurídicos I: Introducción al Derecho.

• Manual de Conocimientos Jurídicos II: Derecho Registral.

• Manual de Conocimientos Organizacionales: Trabajo en Equipo, Calidad del Servicio, Calidad ISO 9001.

• Ortografía.

Además, entre las actividades de capacitación se incluyeron:

• Seminarios prácticos: impartidos para la totalidad del personal del RPP.

• Plan de estudio continuo.

• Pruebas de evaluación.

El proceso de selección del nuevo personal fue equitativo y transparente, sometiendo a los aspirantes a rigurosas pruebas, contratándose a 96 nuevos agentes, todos ellos con licenciatura en derecho. En virtud de lo expuesto hoy el Registro Público de Tamaulipas cuenta con un 95% de personal con conocimientos jurídicos de base, lo que incrementa la seguridad jurídica del proceso y la posibilidad de capacitación en nuevas materias. Se procedió a identificar al personal no apto dándole salida o reubicándolo. Se pasó de un 48% de licenciados en derecho a un 95%. Los salarios llegaron a quintuplicarse con el fin de evitar prácticas indebidas.

Se modificó el sistema de “Folio Transaccional” por un sistema de “Folio Real” tal y como se plantea en el modelo integral de Registro Público de la Propiedad a nivel nacional.

Se eliminó el papel sustituyéndolo por un sistema totalmente electrónico.

Se logró implantar un sistema de inscripciones registrales numeradas.

Se consiguió que la Ley defina la responsabilidad jurídica que tiene los registradores para la firma de los asientos registrales.

Se implantó la firma electrónica reconocida para los asientos registrales.

Se definió la calificación registral según el modelo integral.

Se logró que los acuerdos de calificación por parte de los registradores sean digitales.

Se alcanzó eliminar la manipulación de los libros que constituyen el acervo documental actual digitalizándolos.

Se implementó el sistema de “escaneo bajo demanda”, escaneo de los documentos según su necesidad de utilización para tareas de calificación e “Inmatriculación por conversión” (traspaso de la técnica de folio transaccional a la de folio real). Este sistema ha permitido que los esfuerzos de digitalización, se prioricen hacia los documentos “útiles”, es decir, hacia aquella parte del acervo documental que necesita de disponibilidad concurrente e inmediata. Se parte del principio de rogación según el cual el Registro no actúa de oficio sino a petición o instancia de parte.

La instalación y puesta en marcha de la aplicación, fue realizada al personal del RPP durante tres semanas, una previa al cierre del RPP y durante las dos semanas de cierre para la instalación.

En este periodo se realizaron seminarios intensivos por parte de personal experto en instalaciones de Registros, dirigidos a todo el personal del RPP.

Para llevar a cabo el proceso descrito fue necesario el cierre del Registro durante 10 días a los fines de realizar el inventario de todos los libros que se encontraban en el archivo, la entrega de documentos rezagados, la reubicación de libros archivados mediante el acceso únicamente de personas autorizadas, el cambio de mobiliario, la instalación de los nuevos equipos, la capacitación en la nueva herramienta informática.

Respecto a la gestión organizativa, la solución tecnológica adoptada permite dotar a la dirección del RPP así como al gobierno del Estado de información de gran interés social y económico, gestionada a través del mismo sistema integrado de registro electrónico. Lo más valioso del sistema de indicadores es que los mismos pueden ser configurados de una manera fácil y rápida.

En definitiva, en un año se han conseguido trascendentales logros: el cambio de folio transaccional a folio real, conservar el acervo documental digitalizándolo, un equipo de trabajo profesionalizado, un Registro totalmente electrónico, el acercamiento del registro a los ciudadanos.

Desde un punto de vista más jurídico, podemos señalar los cambios operados en el Registro Público de la Propiedad Inmueble y del Comercio a través de los cambios introducidos por la nueva Ley:

Se ha logrado la expedición de un ordenamiento jurídico que hace expedito, efectivo, transparente y equitativo todo lo relativo a la materia de su competencia, así como la generación, validación, resguardo y administración de la información territorial del Estado y desarrollar el registro y la publicidad de acuerdo a los criterios de organización, modernidad, vanguardia, eficacia, transparencia, normas de calidad, control de gestión, uso adecuado de tecnologías, accesibilidad, legitimidad, publicidad de los actos, seguridad jurídica, agilidad, profesionalización, capacitación y especialización permanentes del personal del Registro, la preservación del acervo documental, la vinculación intergubernamental y todos aquellos que en un Estado moderno garantizan la eficiencia en la prestación del servicio público.

El nuevo ordenamiento jurídico es un reflejo de una administración pública moderna, sensible, transparente, responsable, con visión y rumbo. Es un gran avance para fortalecer un gobierno de normas claras, respuestas rápidas y trámites sencillos. La nueva Ley es producto de un análisis a fondo de este servicio jurídico de carácter público, a fin de lograr cabalmente el propósito de brindar certeza a las operaciones que demandan la formalidad de su registro en la oficina pública establecida para ello.

Un Estado moderno lleva incluida a la eficiencia entre sus presupuestos de existencia; en virtud de la misma, debe amparar a los inmuebles y a sus propietarios en tanto se encuentran entre los bienes jurídicamente protegidos de mayor importancia para los ciudadanos, pues conforman su vivienda y su patrimonio. En este sentido, el Estado está obligado a proveer así todos los mecanismos que con relación al registro de bienes permitan su perfecta individualización, así como la de los titulares, derechos, gravámenes y demás circunstancias que por estar registradas gocen de la seguridad que brinda el sistema de registro y puedan surtir efectos frente a terceros.

Analizadas las principales leyes que rigen la materia en Iberoamérica, tanto las afianzadas como las modernas declaraciones de foros internacionales sobre la materia y recogiendo la valiosa experiencia de países con una sólida trayectoria en materia registral, se ha proyectado la nueva ley del Registro Público de la Propiedad Inmueble y del Comercio de Tamaulipas.

Con la finalidad de ordenar el servicio se han delimitado los siguientes Registros:

a) El Registro Público de la Propiedad Inmueble;

b) El Registro Público de Personas Morales Civiles;

c) El Registro Público de Anotaciones Especiales; y

d) El Registro Público de Comercio.

Se ha previsto el acercamiento de los usuarios al Registro a través de la apertura de nuevas oficinas registrales y la determinación de procesos para cada trámite, promoviendo con ello su accesibilidad.

Con relación al Registro Público de la Propiedad Inmueble se han adoptado los principios de publicidad, inscripción, especialidad, consentimiento, tracto sucesivo, rogación, prioridad, legalidad, legitimación y fe pública registral.

Se han determinado dos cambios de técnica trascendentales: se pasa de un archivo de documentos a un registro de derechos por un lado y de una técnica histórica e insegura de difícil interpretación de folio transaccional, a la técnica del folio real, que consiste en otorgar a cada inmueble un único folio en el que se asentará todo su historial jurídico. En virtud de los mencionados cambios de técnica, se otorgan mayores efectos y seguridad jurídica al registro.

Se ha previsto el registro de figuras de actual vigencia, tales como las declaraciones ecológicas, las zonas protegidas, los bienes históricos y artísticos, los bienes de patrimonio de la humanidad, las reservas turísticas, así como las nuevas formas de propiedad derivadas de las subdivisiones y fraccionamientos, los usos de suelo y el auge de los condominios.

Con la finalidad de redefinir el valor de su función como profesional del derecho altamente calificado y dotado por el Estado de potestad fedataria, se han determinado deberes al Notario, en cuanto a requerir el registro y presentar los recursos de ley a su alcance, así como coadyuvar en el cobro de impuestos y aranceles de registro.

Se han plasmado los diferentes resultados posibles de la calificación y las consecuentes clases de inscripción o anotación, procedimientos recursivos claros ante el registro, el desarrollo de distintas formas de publicidad de los asientos y sus efectos. Se ha dotado a los documentos electrónicos de igual valor que a los físicos.

Se han determinado requisitos para desempeñar distintos cargos, así como funciones, sanciones y responsabilidades de los funcionarios del Registro Público.

Se ha innovado en cuanto al procedimiento de protección de documentos desde la solicitud del certificado con reserva de prioridad (antes aviso preventivo) las anotaciones preventivas y su eventual prórroga, estableciendo así un mecanismo de prioridad seguro y detallado. Asimismo, se han vinculado normas catastrales y registrales.

Todas estas reformas ubican al Registro de la Propiedad Inmueble y de Comercio de Tamaulipas entre los más innovadores, avanzados y seguros del mundo.